3泊4日、チーム4人での大型出張（あるいは海外出張）。
出張中の食事代や移動費を、一番年上の上司（または幹事役の若手）が「とりあえず俺のカードで全部立て替えておくよ」と一括で引き受けるケースはよくあります。
しかし、この「とりあえず一括立て替え」は、帰任後に経理部とチームメンバーを地獄に突き落とす最悪のトラップになります。
「経費」と「自腹」と「メンツ」が混ざったカオスな領収書
出張中の支出は、単純な割り勘ではありません。以下のように性質が全く異なる支出が入り乱れるからです。
- 1日目夜： 取引先3人を交えた豪華な接待ディナー（全額会社経費）
- 2日目昼： チーム4人でのランチ（1人1000円まで会社補助、超過分は自腹）
- 2日目夜： 上司1人と若手2人だけで行った居酒屋（完全自腹で、上司が多めに払う傾斜配分）
- 3日目朝： ホテルのカフェでAさんだけが頼んだモーニング（完全個人の自腹）
これら数十枚の領収書を東京に持ち帰り、エクセルを開いて
「えっと、この日の夜はBさんがいなかったから3人で割って…」「これは経費で落ちるから会社に請求して…」
と後から記憶を頼りに分解しようとしても、絶対に計算が合わなくなります。最終的に「面倒だから俺が自腹切るわ」と上司が数万円を泣き寝入りするか、若手が無言で数千円を搾取される結末を迎えます。
FAMI-KANの「対象メンバー限定」で支出を切り分ける
出張中の立て替えは、「支払いが発生したそのレジ前（瞬間の記憶）」でデジタルにタグ付けしていくのが唯一の正解です。
無料の精算アプリ「FAMI-KANふぁみかん ファミカン」を立ち上げ、「〇〇プロジェクト出張」というイベントを作ります。
① 個別会計（誰が参加したか）をチェックボックスで指定する
例えば「上司と若手2人だけで行った居酒屋」の支払いを入力する際、参加メンバー設定で「ホテルに残ったBさん」のチェックを外します。
これで、この居酒屋代は「参加した3人だけの設定された傾斜比率」で自動計算されるようになり、Bさんに不当な請求がいくことは防がれます。
② 「会社経費メンバー（ダミー）」を作る
経費管理を一瞬で終わらせる裏技があります。
メンバーの中に「〇〇株式会社（経費）」というダミーの参加者を1人追加しておきます。
取引先との接待ディナー（10万円）の支払いを入力する際、参加者を「〇〇株式会社（経費）」のみにチェックを入れます。
するとシステム上、「この10万円は全額〇〇株式会社（経費）が負担すべき額」としてストックされます。
帰国後、完璧な精算データを一瞬で吐き出す
出張から帰ってきたら、幹事はFAMI-KANの精算ボタンを一つ押すだけです。
システムが複雑なパズルの束を0.1秒で解きほぐし、
- 会社に経費請求すべき総額：〇〇万円（経費メンバーの負担額）
- 立替者に対して、Aさんが自腹でPayPay送金すべき額：〇〇円
- 立替者に対して、Bさんが自腹でPayPay送金すべき額：〇〇円
という、完璧に切り分けられた請求書と精算URLを出力します。
出張の疲れを引きずったまま数時間かけてエクセルと格闘する無駄な業務は、もう終わりにしましょう。FAMI-KANは出張族の最も強力な経理アシスタントです。