事前にお店を予約して、当日そこに行って集まるだけの「飲み会の幹事」と、週末のキャンプや河川敷でのBBQ（バーベキュー）、あるいは持ち寄りのホームパーティーといった「複合型アウトドアイベント」の幹事とでは、求められるディレクションの質が全く異なります。
最大の違いであり、幹事を最も苦しめる要因。それは「買い出し担当者が複数人に分散し、お金を立て替えた人間とレシートが大量にバラバラに発生すること」です。
買い出しの分散による「相殺計算の地獄」
例えば、男女8人で行く秋のBBQ大会の準備を考えてみましょう。
- Aさん（代表幹事）： BBQ場（区画）の予約代 15,000円を昨晩、自分のクレジットカードでネット決済。
- Bさん（車出し・肉担当）： 前日にコストコへ車を出し、巨大なお肉と海鮮 25,000円分を購入して立て替えた。
- Cさん（飲料担当）： 当日の朝、集合場所の近くのスーパーで大量の缶ビールやジュース 10,000円分を購入。
- Dさん（雑務担当）： 現地に着いてから「あ、紙コップと氷が足りない！」と気づき、歩いて近くのコンビニで 2,000円分を立て替え購入。
楽しいBBQが終わり、「じゃあ全部のレシートを幹事の俺に集めて！いまから精算するから！」となった時、幹事のAさんの頭は爆発します。
「えっと、立替の総額が52,000円だから一人6,500円ずつ。でもBさんはすでに25,000円立て替えてるから、自分の支払うべき参加費6,500円を相殺して、残りの18,500円を誰かから受け取って…あ、Cさんは10,000円払ってるから…」
このような多角的な相殺計算（誰が誰に払えば、無駄なPayPay送金を減らして最短で着地できるか）は、お酒を飲みながら紙とペンと電卓で解けるような簡単な方程式ではありません。
FAMI-KANのURLを先に配り、「入力作業」を全員に分散させる
このような複合的な立替が間違いなく発生するイベントでは、幹事ひとりが全てのレシートを大事に回収して、一生懸命エクセルで検算・集計しようとすること自体が間違ったアプローチです。
無料の精算システム「FAMI-KANふぁみかん ファミカン」のURL共有機能を使い、レシートの入力作業そのものをメンバー全員に分散（デリゲート）させてください。
【1週間前】空のルームを作り、URLをLINEに貼る
代表幹事のAさんはBBQの1週間前に、FAMI-KANで「秋のBBQ大会」という誰もなにも入力していない【空の精算ルーム】を作成し、そのURLをLINEグループのノートに貼り付けます。
そして「今後、事前の買い出し等で立て替えが発生した人は、レシートの写真を撮って、各自でこのURLを開いて『誰が何にいくら払ったか』を随時入力しておいてください！」と指示を出します。
【準備〜当日】各自が買い出し直後に「勝手に入力」していく
前日にコストコを出たBさんは、重い肉をトランクに積み込んだ直後、自分のスマホから「コストコお肉代等：B立替 25,000円」と入力します。
Cさんも、当日コンビニに走ったDさんも同様に、自分が立て替えたタイミングでURLを開いて自ら即座に入力します。（FAMI-KANはアプリのインストールも面倒なアカウント登録も一切不要なため、誰でもURLをタップするだけで即時に入力可能です）。
【イベント終了時】幹事は「精算結果を見る」ボタンを押すだけ
BBQが終わり、全員でゴミを片付けている夕方頃には、FAMI-KAN上には参加者全員の「立替データ」が漏れなく完璧に揃っています。
幹事のAさんは、全員の入力が終わったことを確認し、最後に「精算結果を見る」ボタンをたった1回押すだけです。
システムが数秒で複雑な相殺計算を行い、「Bさんは立替額が多いからお金を受け取るだけ（支払ゼロ）」「Dさんは立替額が少ないから、相殺して残りの4,500円分だけCさんに送金して精算完了」といった、最適化された最短送金ルートが自動提示されます。幹事は面倒な計算を一切せず、美味しいお肉を焼くことだけに心置きなく集中してください。